Hub5,0
Сервисы для бизнеса
Войти

Сервисы для базы знаний компании: регламенты и инструкции

База знаний хранит инструкции, регламенты и договорённости компании в одном месте, чтобы информация не терялась в чатах. Подходит командам, которые растут и вводят в работу новых сотрудников. При выборе сравнивайте редактор и структуру разделов, поиск, права доступа, место хранения данных и возможность импорта из других систем.

База знаний в каталоге

Какой сервис выбрать

  • База знаний для компании

    TEAMLY

    База, курсы, тесты и ИИ по материалам компании с учётом прав. Ориентир — команды от 100 человек, цена по заявке.

  • Регламенты, обучение и задачи

    Platrum

    База знаний с курсами и тестами, структура компании, задачи и финансы в одном аккаунте. Есть бесплатный тариф для одного пользователя.

  • Вики рядом с задачами

    Яндекс Вики

    Страницы, права и связь с Трекером и Формами. Входит в Яндекс 360 для бизнеса, облако или on-premises.

  • Российская замена Notion

    Yonote

    Документы, таблицы, доски и ИИ-ассистент. Бесплатный план для команды до пяти человек, есть вариант On-Prem.

Сравнение сервисов

В таблице — назначение, условия старта и то, что стоит проверить до оплаты. Подробности и тарифы — в обзоре каждого сервиса.

Сервисы для базы знаний компании: регламенты и инструкции: назначение, как начать и на что обратить внимание
СервисДля какой задачиКак начатьНа что обратить внимание
TEAMLYБаза знаний, курсы и ИИ по материалам компанииЕсть бесплатный тариф; цена для компании — по заявке.Ориентир — команды от 100 человек. Внедрение тяжёлое для небольшой команды, цену называют после демо.
PlatrumРегламенты, обучение сотрудников и задачи в одном аккаунтеЕсть бесплатный тариф для одного пользователя; платные оплачиваются авансом от трёх месяцев.В отзывах пишут о нехватке интеграций и медленном мобильном приложении. Мессенджер и ИИ-модуль оплачиваются отдельно.
Яндекс ВикиВики и база знаний внутри Яндекс 360Входит в Яндекс 360 для бизнеса: подходящий тариф уточняйте.Сильнее всего связана с Трекером и Формами. Для базы знаний вне экосистемы Яндекс 360 подходит хуже.
YonoteДокументы, таблицы и доски, российская замена NotionБесплатный план для команды до пяти человек.Нет отдельных приложений, в отзывах пишут о багах и неполном переносе данных из Notion. Платный тариф «Старт» временно недоступен.
OutlineВики и база знаний команды, облако или собственный серверПробный период для облака; бессрочно бесплатна только версия для своего сервера без поддержки.Доступ из России, оплата и русский интерфейс на странице сервиса не подтверждены.
NotionДокументы, базы данных и задачи для команд вне РоссииЕсть бессрочный план Free.С 9 сентября 2024 года закрыт для пользователей из России, а российские платёжные данные тоже блокируют работу пространства.
ConfluenceВики и среда совместной работы в экосистеме AtlassianБесплатный план до 10 пользователей.Atlassian не продаёт и не продлевает лицензии клиентам из России.

Бесплатный тариф и пробный период — разные условия. Цены и лимиты в таблицу не вынесены: они меняются чаще, актуальные — в обзоре каждого сервиса.

Платформа знаний, вики или документы с таблицами?

Базы знаний различаются масштабом. Для большой компании нужны права и обучение, для небольшой достаточно простых страниц.

Платформа знаний для большой команды
TEAMLY объединяет базу, курсы, тесты и ИИ по материалам компании в закрытом контуре. Ориентир — команды от 100 человек. Разобрать TEAMLY
Регламенты, обучение и управление
Platrum объединяет базу знаний, структуру компании, задачи и финансы. Подходит руководителям, которые строят управление на регламентах. Разобрать Platrum
Вики рядом с задачами
Яндекс Вики входит в Яндекс 360 для бизнеса и связана с Трекером и Формами. Разобрать Яндекс Вики
Документы, таблицы и доски
Yonote — российская замена Notion, есть бесплатный план для команды до пяти человек. Разобрать Yonote

Как выбрать

  1. Определите масштаб: TEAMLY рассчитан на команды от сотни человек, Platrum подходит тем, кто строит управление на регламентах, Яндекс Вики — тем, кто уже в Яндекс 360, Yonote — небольшим командам.
  2. Проверьте права доступа: кто видит какие разделы и как закрыть данные от посторонних.
  3. Узнайте, где будут храниться данные: у Яндекс Вики есть облако и on-premises, у Yonote — облако и On-Prem, у TEAMLY — закрытый контур.
  4. Проверьте перенос: у TEAMLY есть перенос с корпоративной вики, а при переезде из Notion в Yonote сначала проверьте небольшую выборку: в отзывах отмечают потерю документов.
  5. Не выбирайте Notion или Confluence для российской компании: Notion не пускает пользователей из России, а Atlassian не продаёт и не продлевает лицензии.
  6. Начните с одного раздела, например с инструкций для новых сотрудников, и проверьте, как команда им пользуется.

Сколько стоит база знаний

Цена зависит от размера команды и модулей. Публичные суммы есть не у всех.

Цена по заявке

У TEAMLY публичной цены нет: её считают по заявке и называют после демо.

В составе пакета

Яндекс Вики входит в Яндекс 360 для бизнеса, тариф зависит от набора сервисов и числа сотрудников.

Бесплатный старт

У Yonote есть бесплатный план для команды до пяти человек, у Platrum — для одного пользователя. Платные тарифы Platrum оплачивают авансом от трёх месяцев.

Что проверить перед переносом знаний

База знаний полезна, пока она актуальна. Начните с небольшого раздела и проверьте, как им пользуются.

  • Выбран один раздел, например инструкции для новых сотрудников, и у него есть хозяин.
  • Права доступа настроены: кто видит, кто редактирует, кто только читает.
  • Поиск находит нужную страницу по ключевым словам из вашей работы.
  • Перенос проверен на небольшой выборке, документы не теряются и не ломаются.
  • Понятно, где хранятся данные и можно ли выгрузить их целиком.
  • Назначен срок пересмотра, чтобы регламенты не устаревали.

Что подключить дальше

Таск-менеджерыСравнение условийКомандаСервисы для команды: таск-менеджеры, онлайн-доски, база знаний, документы, мессенджер, найм и выплаты исполнителям, расшифровка встречДокументы и учётСервисы для документов и учёта: ЭДО, бухгалтерия, товароучёт и проверка контрагентов

Вопросы

Что такое база знаний компании?

Это общее место для инструкций, регламентов и договорённостей, чтобы они не терялись в чатах. В TEAMLY это ещё курсы, тесты и ИИ по материалам компании, в Yonote — документы, таблицы и доски. Яндекс Вики связывает страницы с задачами Трекера.

Работают ли Notion и Confluence в России?

Нет. Notion с 9 сентября 2024 года не предоставляет платформу пользователям из России, а рабочие пространства с российскими платёжными данными прекращены. Atlassian не продаёт новые лицензии Confluence в России с марта 2022 года и не продлевает действующие с 31 октября 2022 года.

Чем TEAMLY отличается от Яндекс Вики и Yonote?

TEAMLY — платформа знаний для больших команд: база, курсы, тесты и ИИ в закрытом контуре. Яндекс Вики проще и входит в Яндекс 360 для бизнеса, её удобно использовать вместе с Трекером. Yonote — российская замена Notion с таблицами, досками и бесплатным планом для небольшой команды.

Сколько стоит база знаний?

У TEAMLY публичной цены нет: её считают по заявке и называют после демо. У Яндекс Вики тариф зависит от набора Яндекс 360 для бизнеса, а у Yonote есть бесплатный план и платные тарифы с оплатой за пользователя в рублях.

Подойдёт ли база знаний небольшой команде?

Часто достаточно папки с документами и общего чата. TEAMLY тяжёл для небольшой команды: внедрение требует времени. Яндекс Вики и Yonote проще в начале, особенно если команда уже в Яндекс 360 или нужен бесплатный план.

Можно ли хранить данные на своём сервере?

У Яндекс Вики есть вариант размещения on-premises, у Yonote — On-Prem, а TEAMLY работает в закрытом контуре и находится в реестре российского ПО. Условия размещения уточняйте у поставщика до оплаты.

Работают ли эти сервисы из России?

TEAMLY, Platrum, Яндекс Вики и Yonote открываются без VPN, оплата в рублях. Notion и Confluence для российских компаний закрыты, поэтому рассматривайте их только для команды вне России.

Что такое Platrum и чем он отличается?

Platrum объединяет базу знаний с курсами и тестами, структуру компании, задачи, показатели и финансы в одном аккаунте. Это сервис для руководителей, которые строят управление на регламентах. Платные тарифы оплачивают авансом от трёх месяцев, а бесплатный рассчитан на одного пользователя.